Tại sao báo cáo sự cố tại nơi làm việc lại quan trọng? Bạn đã bao giờ nghĩ đến việc bỏ qua tai nạn tại nơi làm việc và chỉ dừng lại ở việc xử lý hậu quả; nếu nhưĐÚNG, thì bạn cần hiểu lý do tại sao bạn nên báo cáo tai nạn tại nơi làm việc.
Báo cáo tai nạn/sự cố là gì
Báo cáo sự cố đề cập đến quá trình lập hồ sơ và thông báo cho các bên liên quan về bất kỳ tai nạn, thương tích, sự cố suýt xảy ra hoặc sự cố nguy hiểm nào tại nơi làm việc. Thật không may, nhiều sự cố không được báo cáo vì nhiều lý do, có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng. Dưới đây là tầm quan trọng của việc báo cáo sự cố tại nơi làm việc và cách nó góp phần tạo ra một môi trường làm việc an toàn và lành mạnh hơn.
Tại sao báo cáo sự cố tại nơi làm việc lại quan trọng
- Xác định các mối nguy hiểm và rủi ro:
Báo cáo sự cố đóng một vai trò quan trọng trong việc xác định các mối nguy hiểm và rủi ro tại nơi làm việc. Bằng cách ghi lại các sự cố, các tổ chức có thể phân tích các mẫu và xu hướng để xác định các khu vực có vấn đề tiềm ẩn hoặc các hoạt động không an toàn. Điều này giúp người sử dụng lao động và các chuyên gia an toàn đánh giá rủi ro và thực hiện các biện pháp thích hợp để loại bỏ chúng. Báo cáo sự cố cung cấp dữ liệu có giá trị để tiến hành điều tra kỹ lưỡng, thực hiện các biện pháp phòng ngừa và đưa ra quyết định sáng suốt để tăng cường an toàn tại nơi làm việc.
- Ngăn ngừa tái phát:
Báo cáo sự cố không chỉ là phản ứng với một sự cố cụ thể; nó cũng là về việc ngăn chặn những sự cố tương tự xảy ra lần nữa. Khi các sự cố được báo cáo, các cuộc điều tra có thể được tiến hành để xác định nguyên nhân gốc rễ và các yếu tố góp phần. Phân tích này giúp phát hiện ra các vấn đề cơ bản hoặc lỗi hệ thống cần được giải quyết. Bằng cách giải quyết những vấn đề này, các tổ chức có thể thực hiện các hành động khắc phục và biện pháp phòng ngừa để giảm khả năng xảy ra các sự cố tương tự trong tương lai, ngăn ngừa thương tích và tai nạn.
- Phúc lợi và hỗ trợ của nhân viên:
Báo cáo sự cố kịp thời cho phép người sử dụng lao động hỗ trợ và giúp đỡ ngay lập tức cho những nhân viên bị thương. Nó đảm bảo rằng sự chăm sóc y tế thích hợp được cung cấp kịp thời, giảm thiểu mức độ nghiêm trọng của thương tích và tạo điều kiện phục hồi nhanh chóng. Ngoài ra, báo cáo sự cố cho phép các tổ chức đánh giá tác động đối với sức khỏe của nhân viên bị ảnh hưởng, cung cấp dịch vụ tư vấn hoặc hỗ trợ cần thiết và thực hiện các biện pháp để ngăn chặn sự cố tương tự xảy ra trong tương lai.
- Thúc đẩy Văn hóa An toàn:
Báo cáo sự cố là một thành phần thiết yếu để thúc đẩy văn hóa an toàn mạnh mẽ trong một tổ chức. Khi nhân viên cảm thấy thoải mái và được khuyến khích báo cáo sự cố, suýt xảy ra tai nạn hoặc mối nguy hiểm, điều đó chứng tỏ rằng sự an toàn của họ là ưu tiên hàng đầu. Các kênh báo cáo mở tạo ra văn hóa tin cậy, minh bạch và trách nhiệm, nơi nhân viên hiểu được tầm quan trọng của những đóng góp của họ đối với sự an toàn chung. Khuyến khích báo cáo sự cố trao quyền cho nhân viên tham gia tích cực vào việc tạo ra một môi trường làm việc an toàn và củng cố thông điệp rằng những quan sát và mối quan tâm của họ được coi trọng.
- Khuyến khích cải tiến liên tục:
Báo cáo sự cố là một khía cạnh quan trọng của quá trình cải tiến liên tục về an toàn tại nơi làm việc. Bằng cách phân tích các báo cáo sự cố và tiến hành điều tra kỹ lưỡng, các tổ chức có thể xác định các lĩnh vực cần cải thiện, thực hiện các hành động khắc phục và đo lường hiệu quả của chúng. Dữ liệu sự cố đóng vai trò là nguồn thông tin có giá trị cho các ủy ban an toàn, đánh giá quản lý và kiểm toán an toàn. Nó cho phép các tổ chức theo dõi tiến trình, đánh giá sự thành công của các sáng kiến an toàn và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu để liên tục nâng cao các biện pháp an toàn.
- Bảo hiểm và quản lý chi phí:
Báo cáo sự cố chính xác là điều cần thiết cho mục đích bảo hiểm và quản lý chi phí hiệu quả. Các công ty bảo hiểm thường yêu cầu báo cáo sự cố chi tiết khi nộp đơn yêu cầu bồi thường và việc báo cáo không đầy đủ hoặc chậm trễ có thể dẫn đến các rắc rối hoặc từ chối bảo hiểm. Báo cáo sự cố kịp thời cũng giúp các tổ chức quản lý tác động tài chính của sự cố bằng cách cho phép họ theo dõi các chi phí liên quan như chi phí y tế, thiệt hại tài sản hoặc mất năng suất.
Bốn bước cơ bản của thủ tục điều tra sự cố hiệu quả
Bước một: Mô tả sự cố
Sau một sự cố không lường trước liên quan đến bảo mật trong hiệp hội của bạn, điều quan trọng là phải hiểu điều gì đã xảy ra một cách chi tiết nhất có thể. Nguồn tốt nhất của bạn nên là những người có liên quan đến vụ việc vì họ biết rõ nhất về tình hình. Điều cần thiết là phải xem xét không chỉ bản thân sự cố mà còn cả công việc hàng ngày liên quan đến các nhiệm vụ liên quan.
Bước Hai: Phân biệt bằng chứng về Nguyên nhân
Có nhiều nguyên nhân cho mọi sự cố. Không thể có nguyên nhân gốc rễ duy nhất. Chúng tôi sẽ giải quyết mọi vấn đề an toàn ngay bây giờ nếu có. Điều cần thiết là xác định các yếu tố góp phần tạo nên hoàn cảnh dẫn đến vụ việc. Điều quan trọng nữa là phải kiểm tra hành động của từng người tham gia một cách kỹ lưỡng và khách quan.
Bước ba: Quan sát các thay đổi
Sau đó, bạn cần nhận ra những thay đổi mà bạn cần thực hiện đối với cách thức hoạt động của hiệp hội và cách thức hoàn thành công việc đó. Luôn bắt đầu các đề xuất với kết quả mong muốn và nó khác với những gì hiện đang diễn ra trong tổ chức của bạn. Bước này rất quan trọng vì nó cho bạn biết rằng các hành động bạn đã xác định sẽ dẫn đến kết quả mà bạn muốn.
Bước bốn: Học tập
Học tập là chia sẻ và sắp xếp thông tin thu được và các lựa chọn được đưa ra trong quá trình kiểm tra sự cố. Mọi người cần có khả năng giao tiếp cởi mở với nhau theo cách thách thức những ý tưởng và giả định của họ về công việc để có sự hiểu biết.
Tăng cường an toàn tại nơi làm việc và học tập với một nền văn hóa công bằng để có một quy trình điều tra sự cố hiệu quả
Các cuộc điều tra sự cố và quản lý an toàn nói chung bị ảnh hưởng trực tiếp bởi các yếu tố con người. Cuộc điều tra sự cố đặt ra năm câu hỏi hấp dẫn về yếu tố con người, đó là: Đó là lỗi của con người hay lỗi cơ học? Tại sao các thiết bị an toàn bị hỏng? Không có lỗi? Điều gì xảy ra nếu nhận thức về tình huống bị mất? Vì lý do gì mà họ không tuân theo phương pháp luận?
Thuật ngữ văn hóa công bằng thường bị hiểu sai, bóp méo và sử dụng sai. Nó liên quan đến một trong hai quan điểm thái quá: hoặc mọi người nên được chú ý nếu chính quyền đó tuân theo sự tương tác văn hóa của hiệp hội, hoặc mọi người không bao giờ nên bị coi là chịu trách nhiệm về cách hành xử của họ.
ĐỌC:Kiểm tra và Thanh tra về Sức khỏe và An toàn: Tại sao Chúng lại Quan trọng
Một nền văn hóa công bằng không được mô tả ở cả hai vị trí này. Giữa có tội và vô tội là một xã hội công bằng. Hiểu được mức độ phức tạp của sự kiện và xác định mức độ chịu trách nhiệm của những người liên quan là những thách thức thực sự đối với các cơ hội học tập.
Hiểu được các yếu tố mang tính hệ thống đã góp phần gây ra sự cố và giải quyết các yếu tố đó nhằm ngăn chặn các sự cố có tính chất tương tự trong tương lai là điều quan trọng trong một nền văn hóa công bằng hơn là bảo vệ các cá nhân khỏi hậu quả. Nó gắn liền với việc tạo ra một nền văn hóa nơi mọi người cảm thấy cởi mở để tiết lộ những sự cố và rủi ro để ngăn chặn chúng xảy ra. Nó cũng nhận thấy rằng mọi người có thể mắc lỗi, tuy nhiên, những sự kết hợp đó không nên được sử dụng để bác bỏ hoặc bắt lỗi họ mà thay vào đó là để thu lợi và làm việc trên khuôn khổ.
Trao đổi thư từ cởi mở và thẳng thắn là một trong những phần cơ bản của một nền văn hóa công bằng. Điều này ngụ ý rằng mọi người có cảm giác yên tâm khi báo cáo các sự cố và sai lầm mà không sợ bị trả thù. Nó cũng chỉ ra rằng tổ chức cởi mở và minh bạch về quy trình điều tra sự cố, các kết quả điều tra và các bước thực hiện để tránh các sự cố tương tự.
Một thành phần quan trọng nữa của một nền văn hóa công bằng là trách nhiệm. Điều này chỉ ra rằng cả cá nhân và toàn bộ tổ chức đều chịu trách nhiệm về các quyết định và hành động của họ. Tuy nhiên, nó cũng chỉ ra rằng mức độ tham gia và trách nhiệm của một cá nhân tỷ lệ thuận với trách nhiệm giải trình của họ. Vấn đề không phải là tìm ai đó để đổ lỗi; đúng hơn, đó là việc tìm hiểu các yếu tố dẫn đến sự cố và giải quyết chúng để tránh xảy ra trong tương lai.
Nhìn chung, kiểm tra sự cố là một chu kỳ quan trọng đối với sự an toàn tại nơi làm việc. Tuy nhiên, do nhu cầu hiểu sâu hơn về các yếu tố con người và văn hóa, nó thường không hiệu quả như một công cụ học tập.
ĐỌC:Hệ thống quản lý sự cố WhatIsSafety
Trong quản lý và điều tra sự cố, lý thuyết về văn hóa công bằng và khoa học về các yếu tố con người đóng một vai trò quan trọng. Một môi trường có sự cân bằng hợp lý giữa học tập và trách nhiệm giải trình được gọi là văn hóa công bằng và để điều tra sự cố thành công, các tổ chức phải nuôi dưỡng văn hóa như vậy.
Các loại báo cáo sự cố
Bốn loạibáo cáo sự cốthường được sử dụng trong môi trường làm việc là báo cáo tai nạn, báo cáo cận nguy, báo cáo nguy hiểm và báo cáo thương tích. Mỗi loại phục vụ một mục đích cụ thể trong việc ghi lại và giải quyết các sự cố, góp phần tạo nên một hệ thống báo cáo sự cố toàn diện.
- Báo cáo tai nạn:chúng được sử dụng để ghi lại các sự cố dẫn đến thiệt hại hoặc thương tích thực sự cho nhân viên, thiệt hại cho tài sản hoặc thiết bị hoặc cả hai. Các báo cáo này cung cấp tài khoản chi tiết về các tình huống xung quanh vụ tai nạn, bao gồm ngày, giờ, địa điểm, các cá nhân liên quan và mô tả về những gì đã xảy ra. Báo cáo tai nạn nắm bắt thông tin về bản chất và mức độ thương tích, điều trị y tế được cung cấp và bất kỳ hành động tức thời nào được thực hiện để giải quyết tình huống. Chúng rất quan trọng để đánh giá nguyên nhân và các yếu tố góp phần gây ra tai nạn, thực hiện các biện pháp khắc phục và ngăn ngừa các sự cố tương tự trong tương lai. Báo cáo tai nạn cũng đóng vai trò là tài liệu quan trọng cho yêu cầu bảo hiểm và tuân thủ pháp luật.
- Báo cáo gần Hoa hậu:những sự cố này ghi lại những sự cố không xảy ra tổn hại hoặc thương tích, nhưng có khả năng gây ra hậu quả nghiêm trọng. Cận cảnh là những sự kiện hoặc tình huống có khả năng gây tổn hại, mất mát hoặc thiệt hại nhưng đã tránh được trong gang tấc. Các báo cáo này tập trung vào việc xác định các mối nguy hiểm, thực hành không an toàn hoặc lỗi hệ thống dẫn đến suýt bỏ lỡ. Các báo cáo cận nguy cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về các rủi ro tiềm ẩn và có thể giúp ngăn ngừa các sự cố trong tương lai bằng cách giải quyết các nguyên nhân cơ bản. Họ khuyến khích nhân viên báo cáo sự cố mà không sợ bị trả thù và tạo ra một môi trường nơi các biện pháp chủ động được thực hiện để giảm thiểu rủi ro trước khi chúng gây ra tác hại thực sự.
- Báo cáo nguy hiểm:những điều này tập trung vào việc xác định các mối nguy hiểm có thể gây hại hoặc thương tích nếu không được giải quyết. Các báo cáo về mối nguy hiểm ghi lại các chi tiết như vị trí của mối nguy hiểm, mô tả của nó và bất kỳ hành động tức thời nào được thực hiện để giảm thiểu rủi ro. Các báo cáo này đóng một vai trò quan trọng trong việc xác định và loại bỏ các mối nguy hiểm, tăng cường an toàn tại nơi làm việc và thúc đẩy văn hóa an toàn chủ động. Bằng cách báo cáo các mối nguy hiểm, nhân viên đóng góp vào việc đánh giá rủi ro liên tục và cho phép các tổ chức ưu tiên và phân bổ nguồn lực để giải quyết các rủi ro đã xác định một cách hiệu quả.
- Báo cáo chấn thương:các báo cáo này đặc biệt tập trung vào việc ghi lại các sự cố trong đó một nhân viên bị thương hoặc bị bệnh liên quan trực tiếp đến công việc của họ. Các báo cáo này cung cấp thông tin toàn diện về thương tích, bao gồm các tình huống dẫn đến sự cố, tính chất và mức độ nghiêm trọng của thương tích cũng như mọi biện pháp điều trị y tế ngay lập tức được cung cấp. Báo cáo thương tích đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng nhân viên bị thương nhận được sự chăm sóc và hỗ trợ y tế cần thiết. Chúng cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định các yếu tố góp phần và cho phép các tổ chức thực hiện các biện pháp ngăn ngừa thương tích tương tự trong tương lai. Báo cáo thương tích là rất quan trọng đối với yêu cầu bồi thường cho người lao động, mục đích bảo hiểm và tuân thủ pháp luật.